Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Samen Groeien B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar dienstverlening.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u contact met ons heeft en van de begeleiding die wordt geboden.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en contactgegevens van ouders/verzorgers;
• naam, leeftijd en geboortedatum van het kind;
• woonplaats en gemeente;
• contactgegevens van verwijzers en andere betrokken professionals;
• gegevens over de ondersteuningsbehoefte en ontwikkeling van het kind;
• informatie die nodig is voor het begeleidingsplan;
• observaties, ontwikkeldoelen, evaluaties en rapportages;
• relevante gezondheidsgegevens, allergieën, medicatie en medische bijzonderheden;
• gegevens over een beschikking of persoonsgebonden budget;
• gegevens die nodig zijn voor vervoer en bereikbaarheid in noodsituaties;
• correspondentie en afspraken met ouders/verzorgers;
• foto's en andere gegevens die worden gebruikt voor persoonlijke terugkoppeling aan ouders;
• overige gegevens die noodzakelijk zijn om veilige en passende begeleiding te kunnen bieden.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en dit noodzakelijk is voor de begeleiding of veiligheid van het kind.

3. Gegevens via het contact- en aanmeldformulier

Via het openbare contact- en aanmeldformulier vragen wij bewust niet om medische, diagnostische of andere gevoelige informatie over uw kind.

Via deze formulieren kunnen wij onder andere verwerken:

• uw naam;
• organisatie, indien u verwijzer of professional bent;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• voornaam van het kind;
• leeftijd van het kind;
• woonplaats of gemeente;
• uw vraag of korte toelichting.

Wij verzoeken u geen medische of diagnostische informatie via het openbare formulier te delen. Relevante informatie hierover bespreken wij tijdens de kennismaking.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere om:

• contact met u op te nemen na een vraag of aanmelding;
• een kennismaking in te plannen;
• te beoordelen of Samen Groeien passende begeleiding kan bieden;
• veilige en verantwoorde begeleiding te organiseren;
• een individueel begeleidingsplan op te stellen en uit te voeren;
• de ontwikkeling van het kind te volgen en evalueren;
• ouders/verzorgers terugkoppeling te geven;
• begeleiding af te stemmen met betrokken professionals;
• vervoer veilig te organiseren;
• te voldoen aan administratieve verplichtingen rondom PGB, gemeente en SVB;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• de kwaliteit en veiligheid van onze dienstverlening te bewaken.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij de verwerking op een of meer grondslagen uit de AVG, zoals de uitvoering van een overeenkomst, stappen voorafgaand aan een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer toestemming vereist is. Voor bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, verwerken wij gegevens alleen wanneer daarnaast een toepasselijke wettelijke uitzondering voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.

5. Dossier van het kind

Wanneer de begeleiding start, houdt Samen Groeien een dossier bij voor zover dit noodzakelijk is voor goede jeugdhulp.

In het dossier kunnen onder andere het begeleidingsplan, ontwikkeldoelen, relevante observaties, evaluaties, rapportages en andere noodzakelijke gegevens over de begeleiding worden opgenomen.

De Jeugdwet verplicht een jeugdhulpverlener een dossier in te richten en daarin alleen gegevens op te nemen die voor goede hulpverlening noodzakelijk zijn.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.

Wanneer een aanmelding niet leidt tot begeleiding, bewaren wij de gegevens uit het contact- of aanmeldproces in beginsel maximaal zes maanden na het laatste contact, tenzij er een reden bestaat om deze eerder te verwijderen of langer te bewaren.

Wanneer begeleiding wordt gestart, geldt voor het jeugdhulpdossier in beginsel een wettelijke bewaartermijn van twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer wanneer dat redelijkerwijs uit goede jeugdhulpverlening voortvloeit. Voor andere gegevens, zoals financiële administratie, kunnen andere wettelijke bewaartermijnen gelden.

7. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Samen Groeien verkoopt persoonsgegevens nooit.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig en rechtmatig is.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met:

• ouders/verzorgers en wettelijk vertegenwoordigers;
• medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij de begeleiding;
• betrokken verwijzers en andere professionals, voor zover dit nodig en toegestaan is;
• de gemeente;
• de Sociale Verzekeringsbank (SVB);
• leveranciers die namens Samen Groeien persoonsgegevens verwerken, zoals hosting-, e-mail- of softwaresystemen;
• instanties waarmee wij op grond van de wet gegevens moeten of mogen delen.

Gegevens uit het jeugdhulpdossier worden alleen gedeeld wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en, wanneer toestemming vereist is, nadat de daarvoor geldende toestemming is verkregen.

Met externe partijen die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken, maken wij passende afspraken over privacy en beveiliging. De AVG verlangt passende technische en organisatorische beveiliging en passende afspraken met verwerkers.

8. Foto's, video en dagelijkse terugkoppeling

Samen Groeien kan gedurende de begeleiding foto's en korte updates aan ouders/verzorgers sturen om hen persoonlijk op de hoogte te houden van de dag van hun kind.

Deze communicatie is uitsluitend bedoeld voor de betreffende ouder(s) of verzorger(s).

Herkenbare foto's of video's van kinderen worden niet gebruikt voor openbare publicatie, sociale media, advertenties of websitepromotie. Voor besloten persoonlijke terugkoppeling aan ouders/verzorgers wordt vooraf toestemming gevraagd en vastgelegd.

9. WhatsApp en andere communicatiekanalen

Wanneer WhatsApp of een ander communicatiekanaal wordt gebruikt voor dagelijkse terugkoppeling, doen wij dit zorgvuldig en beperken wij de gedeelde informatie tot wat voor de communicatie met de betreffende ouder/verzorger nodig is.

Gevoelige documenten, uitgebreide rapportages of volledige dossiers worden niet via WhatsApp of een openbaar websiteformulier gedeeld, maar via een daarvoor passende en beveiligde communicatiemethode.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Samen Groeien neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of onrechtmatig gebruik.

Daarbij kan onder andere worden gedacht aan:

• beveiligde systemen en verbindingen;
• beperkte toegang tot dossiers en persoonsgegevens;
• toegang alleen voor medewerkers die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
• zorgvuldige omgang met wachtwoorden en apparaten;
• passende afspraken met externe leveranciers;
• interne procedures voor privacy en informatiebeveiliging.

Welke beveiligingsmaatregelen passend zijn, hangt af van de risico's en de aard van de gegevens. De AVG verlangt passende technische en organisatorische maatregelen.

11. Datalekken

Wanneer zich een datalek voordoet, handelt Samen Groeien volgens de geldende privacyregels.

Datalekken worden intern geregistreerd en wanneer dat wettelijk noodzakelijk is, gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan betrokken personen. De AP verlangt dat organisaties alle datalekken intern registreren; bepaalde datalekken moeten binnen 72 uur bij de AP worden gemeld.

12. Cookies

De website van Samen Groeien gebruikt alleen functionele cookies en andere technieken die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website.

Voor strikt noodzakelijke functionele cookies is geen toestemming via een cookiebanner vereist. Voor trackingcookies of andere niet-noodzakelijke volgtechnieken is voorafgaande toestemming wel nodig.

13. Uw privacyrechten

U heeft afhankelijk van de situatie onder andere het recht om:

• persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens te laten overdragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• gegeven toestemming in te trekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kunt u sturen naar: info@wijgroeiensamen.nl

Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. In uitzonderlijk complexe gevallen kan de termijn worden verlengd, maar daarover moet binnen de eerste maand worden geïnformeerd. Voor gegevens uit het jeugdhulpdossier gelden daarnaast de specifieke regels uit de Jeugdwet, waaronder regels over inzage, afschrift en vernietiging.

14. Klacht over privacy

Heeft u vragen of bent u niet tevreden over de manier waarop Samen Groeien met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust eerst contact met ons op via: info@wijgroeiensamen.nl

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Samen Groeien kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.